Die Entscheidung, ein Event filmen zu lassen, ist der erste Schritt zu einer bleibenden Erinnerung und einem wertvollen Kommunikationsmittel. Doch bevor das erste Bild im Kasten ist, bedarf es einer sorgfältigen Planung. Ein professionelles Eventvideo entsteht nicht zufällig, sondern ist das Ergebnis einer klaren Vision und einer detaillierten Vorbereitung. Wer diese Schritte bewusst durchläuft, legt den Grundstein für einen Film, der die Erwartungen übertrifft und den Wert des Events optimal widerspiegelt.
Der erste und wichtigste Schritt ist die Definition Ihrer Ziele und Erwartungen. Was genau möchten Sie mit dem Video erreichen? Soll es eine private Erinnerung sein, ein Marketingtool für Ihr Unternehmen, ein Recruiting-Video oder eine Mischung aus allem? Für wen ist das Video bestimmt? Wenn Sie die Zielgruppe und den Hauptzweck kennen, lassen sich Stil, Länge und Inhalt des Videos viel präziser festlegen. Kommunizieren Sie diese Punkte klar an den potenziellen Videografen – je besser dieser Ihre Vision versteht, desto treffender wird das Endergebnis. Ohne eine klare Zielsetzung besteht die Gefahr, dass das Video am Ende zwar gut gemacht ist, aber am eigentlichen Zweck vorbeigeht.
Anschließend folgt die Auswahl des passenden Videografen oder Videoteams. Achten Sie dabei nicht nur auf den Preis, sondern vor allem auf das Portfolio und die Referenzen. Passt der Stil der bisherigen Arbeiten zu Ihren Vorstellungen? Hat das Team Erfahrung mit der Art von Event, die Sie planen? Ein persönliches Vorgespräch ist unerlässlich, um die Chemie zu testen und alle wichtigen Details zu besprechen. Klären Sie, welche Leistungen im Angebot enthalten sind (z.B. Aufnahmen, Schnitt, Musikrechte, Drohnenflüge, Interviews) und welche Lieferfristen gelten. Ein professionelles Team wird Ihnen proaktiv Fragen stellen und wertvolle Inputs geben können.
Die detaillierte Absprache des Drehtages und der Örtlichkeiten ist ein weiterer kritischer Punkt. Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Videografen einen Zeitplan für den Eventtag, markieren Sie wichtige Programmpunkte, Personen und Orte, die unbedingt gefilmt werden sollen. Werden spezifische Redner benötigt? Gibt es Überraschungsmomente? Muss auf besondere Lichtverhältnisse geachtet werden? Der Videograf sollte die Location idealerweise vorab besichtigen können, um sich ein Bild zu machen und eventuelle logistische Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. Denken Sie auch daran, allen Beteiligten – Künstlern, Rednern, wichtigen Gästen – mitzuteilen, dass gefilmt wird, und gegebenenfalls Einverständniserklärungen einzuholen.
Nach den Aufnahmen beginnt die Phase des Schnitts und der Postproduktion. Auch hier ist eine gute Kommunikation entscheidend. Viele Videografen bieten eine erste Schnittversion an, die Sie kommentieren können. Seien Sie dabei konstruktiv und präzise in Ihrem Feedback. Die Auswahl der richtigen Musik – passend zur Stimmung und lizenzrechtlich unbedenklich – ist ebenfalls ein wichtiges Element, das oft unterschätzt wird. Klären Sie im Vorfeld, ob Sie eigene Musikwünsche haben oder dies dem Videografen überlassen. Die Farbkorrektur, das Hinzufügen von Grafiken oder Textanimationen sind die letzten Schritte, die Ihrem Film den finalen Schliff verleihen.
Denken Sie ganz zum Schluss auch an die Verwertung und Archivierung des fertigen Videos. In welchem Format wird es geliefert? Wo möchten Sie es veröffentlichen? Die effektive Nutzung des Videos – sei es auf Social Media, der Website oder intern – maximiert den Wert Ihrer Investition. Ein gut geplanter Prozess von der ersten Idee bis zum fertigen Film stellt sicher, dass Sie ein Eventvideo erhalten, das nicht nur Ihre Geschichte erzählt, sondern auch Ihre Erwartungen erfüllt und über viele Jahre hinweg Freude bereitet.
